בצל נסיבות הקורונה ואי-הודאות, שלא ידענו עד מתי יימשכו – אולי חודשים, אולי אף שנים, חברת מייקרוסופט העולמית החלה לגבש תכנית לעתיד העבודה, והחליטה מכורח הנסיבות לעבור לעבודה היברידית. מייקרוסופט ראתה בכך אתגר שאילץ אותה לחשוב: איך אנחנו צומחים ומפתחים את מקום העבודה שלנו, ועדיין שומרים על בניית יכולות לעובדים, ללקוחות ולעסקים כדי שכולם ימשיכו לשגשג, גם כאשר לא כל העובדים רואים אחד את השני?
אמרה ידועה היא שאחד המאפיינים של חברות מצליחות, טמון לא ביכולת שלהן להיות הכי חזקות בתעשייה שלהן, לא ביעילות מערך השיווק שלהם וגם לא באיכות העובדים – כל אלו הם דברים חשובים, אך מה שבאמת מאפיין חברות מצליחות הוא העובדה שהן מצליחות פעם אחר פעם להסתגל לשינויים. כמעט תמיד, היכולת להסתכל על דברים בגישה חיובית, שונה ומקדמת יותר היא מה שמכריע את רמת ההצלחה של חברה – או כמו שמייסד מייקרוסופט, ביל גייטס, אמר פעם על אנשים ביקורתיים – “כולנו צריכים אנשים שייתנו לנו ביקורת. ככה אנחנו משתפרים.”
בזמן שכולם רואים את החסרונות של המשבר, חברה מצליחה רואה במשבר כאתגר. בואו ונלמד מה מייקרוסופט תכננה על מנת להפוך את ה”לימון” (כלומר – הקורונה) ל”לימונדה”.
השלב הראשון בהסתגלות: נוכחות חובה גם בעבודה מהבית
במסגרת המדיניות החדשה שגיבשה מייקרוסופט בשל הקורונה, הוחלט על שליחת מיילים לכל העובדים בנוגע לנושא החדש: הגעה חובה לעבודה מהבית עבור כלל האתרים של החברה בעולם. מייקרוסופט טוענת שבתקופת הקורונה היא נתנה דגש בלתי מתפשר על בריאות העובדים ובטיחותם, והיה לה חשוב לעמוד בדרישות הממשלה. היא איפשרה למי שרוצה, להמשיך ולעבוד מהבית על מנת להעניק לעובדים את הגמישות לעבוד מהיכן שהם מרגישים הכי פרודוקטיביים – בעיקר בשל העניין הבריאותי לדבריה, אך לא רק. מדובר בסוגייה מעניינת שמטרתה לבדוק: האם העבודה מהבית אכן יעילה כמו עבודה מהקמפוסים. והתוצאות? מעניינות במיוחד. מייקרוסופט ביצעה מספר שינויים בתרבות העבודה בעקבות הקורונה, שינויים שהתבררו מאוחר יותר כשינויים שהזניקו את פרודוקטיביות העובדים, בין היתר בשל העובדה שמגמת העבודה ההיברידית הולכת ומתעצמת ככל שעוברות השנים. הנחת היסוד שהובילה אותם בתהליך המעבר לעבודה היברידית היא ביצוע שינויים אשר יאפשרו שמירה על עקרונות הליבה של החברה.
שמירה על רווחה גופנית, נפשית ורגשית
במייקרוסופט טוענים כי לפני הכל, מה שהעובדים צריכים על מנת להיות פרודוקטיביים הוא להרגיש טוב, או יותר נכון – להרגיש בנוח נפשית, גופנית ולהיות בסביבה שמאפשרת להם להיות מחוברים רגשית לעבודה ולמעסיקים שלהם. לכן, הצעד הראשון שאיפשר שמירה על הרווחה הזו הוא: לאפשר למי שרוצה לעבוד מהבית לעשות זאת, ולבוא לקראת מי שאינו מעוניין בכך.
מייקרוסופט ערכה סקרים בקרב העובדים שסייעו לה להבין את תמונת המצב בשטח, ונענתה להעדפותיהם.
עובדים רבים השתמשו ביכולת ההיברידית שלהם לעבוד לראשונה חלק מהבית וחלק ממקום העבודה, מה שעזר להם להיות יותר יעילים, על ידי מעבר בין סביבות עבודה ולא על ידי הישארות במקום אחד בלבד.
מתן מענה לצורך של אנשים לצאת מהבית
עקרון זה רלוונטי יותר לתקופה בה פרצה הקורונה, אך כפי שהזכרנו לפני כן – מייקרוסופט רואה ערך עליון בשמירה על רווחתם הכללית של עובדיה, וזה לרבות שמירה על בטחונם בנושא הבריאות. החברה ערכה את כל אתרי העבודה בהתאם לתקנות הקורונה החדשות, וזה כולל התאמת שטחים פיזיים, אספקת מגבונים לחיטוי וכיסויי פנים ועוד. על אף שחלק מן האנשים עבדו מהבית, היה חשוב למייקרוסופט להניח שגם מי שבא לעבוד יעשה זאת מתוך רצון ותוך שמירה על ביטחונו האישי, עד כמה שניתן.
מבט אל העתיד: עבודה היברידית תוך קירוב אנשים במקום העבודה
הקורונה נתנה לחברה להבין שעבודה היברידית, על אף שיכולה להיות יעילה מאוד במקרים מסוימים, ואף להגביר את מוטיבציית העובדים – עשויה להיות מאתגרת מאוד בטווח הארוך. היא דורשת אסטרטגיות עבודה חדשות, ולשמור על מוטיבציית העובדים בעבודה מהבית הינו אתגר שיש לגבש אסטרטגיות חדשות כדי לצלוח. אך כפי שכבר הזכרנו, מייקרוסופט לא רואה בכך כאתגר זמני, היא רוצה להפוך את ה”לימון” ל”לימונדה” ולחשוב 10 צעדים קדימה – איך ייראו פני העבודה בעתיד? ולהיערך לשם מראש, באמצעות השיעור שלימדה אותה הקורונה.
לכן, היא הייתה מוכנה להשקיע כספים ומשאבים כדי לגבש מודל הפעלה ואסטרטגיה חדשים הכוללים מדיניות עבודה גמישה, עיצוב חלל ופתרונות טכנולוגיים יצירתיים. היא אפילו פרסמה דו”ח מיוחד לשנת 2021, המכיל מדד עם תובנות ומסקנות שמנהיגים צריכים לשקול ככל שהעבודה ההיברידית תופסת תאוצה בעולם, והמלצות כיצד להיערך לשינויים.
הדו״ח מתבסס על סקר בשם ״Work Trend Index״, אשר נערך על ידי חברת מחקר עצמאית, Edelman Data x Intelligence, בקרב 31,092 עובדים שכירים או עצמאים במשרה מלאה ב-31 שווקים בין ה-12 בינואר 2021 ל-25 בינואר 2021.
נתוני הדו”ח מדאיגים, בלשון המעטה. לעומת העבודה מהמשרד, ניתן לראות כי בעבודה ההיברידית העובדים משקיעים 148% יותר זמן עבודה על פגישות, שולחים כ-40 מיליארד(!) יותר אימיילים, כאשר רואים 45% עלייה בכמות המסרים שמועברים בווטסאפ, וכ-66% עלייה בכמות האנשים שעובדים על מסמכי וורד.
המשמעויות של הדו”ח משפיעות על רווחת העובדים ועל יעילות העבודה שלהם. תכפילו בכ-180,000 עובדים והנזק האדיר כבר ברור לכולם. מעבר לנזק הכספי במיליארדי דולרים, מדובר על נזקים נפשיים שמובילים את העובדים לפגישה משמעותית במוטיבציה.
לאחר הכנת הדו”ח מייקרוסופט הבינה שנדרש כאן שינוי מהיר.
הדו”ח והמסקנות: עוברים לעבודה היברידית מתקדמת
במסגרת הדו”ח, הובן כי הצעדים הבאים יינקטו כדי למזער את הנזקים עד כמה שניתן, ולהפוך את העבודה ההיברידית לדרך קבע, שנוחה ושומרת על היעילות של כולם:
- בניית תוכנית להבנת הצרכים של אנשים שונים: הגישה הפועלת כאן אומרת ש”אין עובד שלא יכול להצליח בעבודה היברידית, יש עובד בעל צרכים שלא נענים טוב מספיק”. מייקרוסופט שואפת לענות על הצרכים האישיים של כל עובד, גם מהבית – ותגבש יחד מדיניות כוללת העונה על צרכים שמשותפים לכל העובדים, תוך מתן הדרכות לעבר עבודה במדיניות החדשה.
- השקעה בחלל העבודה המשרדי, והפיכתו לכיפי ומרהיב: אחת הבעיות שעלו בעת האחרונה, היא שחלק מן העובדים כבר רואים בנסיעות לעבודה כבזבוז של זמן, או מעדיפים מסיבות כאלו ואחרות לעבוד מהבית. הרעיון בצעד זה הוא למשוך אנשים לעבר מקום העבודה המשרדי, שכבר הוכח כיעיל יותר.
- יותר הפסקות במהלך העבודה: על מנת להתגבר על “תשישות דיגיטלית”. אחד הדברים שהבינו במייקרוסופט, הוא שכאשר אנשים עובדים לבד, כלומר רק הם מול המסך – הדבר גורם להורדת הפרודוקטיביות שלהם מאחר והוא הופך אותם לתשושים יותר. לכן, מייקרוסופט תתן מעתה ואילך יותר הפסקות, ותיצור תרבות עבודה בה יותר אנשים עובדים בצוותים. גם שם טוענים שזה לא קל, אך יחד עם זאת החברה שמה לה למטרה להילחם בכך.
- הגברת התמיכה החברתית בעבודה: או בשמה המקצועי “הון חברתי”. לכל ארגון חשוב שתהיה תרבות עבודה אשר תומכת ביצירת סביבת עבודה שמטפחת קשרים חברתיים בין העובדים, ומעודדת טיפוח קשרים חברתיים בין העובדים. למייקרוסופט חשוב שאחד המניעים של העובדים להגעה לעבודה הוא הצוות והקולגות שצברו לעבודה, איתם כיף להם לבוא לעבוד. זוהי עוד אחת מהדרכים בהן מייקרוסופט מניעה את האנשים להגיע לעבוד מהמשרד.
- שיפור חווית העובד: כל עובד רוצה משהו אחר בארגון, ותפקידו של המנהל בצוות הוא לנסות ולענות על כמה שיותר צרכים של כולם. דרך הבנת הצרכים האישיים של כל אחד מן העובדים, אנו יכולים לשפר את חוויתם הכוללת בארגון.
מקור מידע: The philosophy and practice of our hybrid workplace
