טוב לא באמת 48 שעות, אבל בזכות כמה שיטות לניהול זמן ההספק שלי ב-24 שעות הוכפל לאורך השנים אז אפשר להגיד שזה אותו הדבר…
אז כמו כל שינוי משמעותי בחיים, גם כאן הכל התחיל אצלי מטראומה קטנה – לפני 6 שנים היה לי התקף חרדה.
כנראה בגלל עומס, הרגשתי שאני פשוט רוצה להיות זמין לכולם כל הזמן כדי לא לפספס. פחדתי שאם לא אגיב מהר אפסיד הזדמנויות.
ואז זה פשוט קרה.
בדיעבד אני יכול להגיד ״למזלי״ קרה.
החוויה הזו הובילה אותי לאמץ הרגלים להתנהלות וניהול זמן שלא רק גרמו ללחץ להיעלם, פתאום גם התפוקה שלי גדלה.
אלה דברים שאני עושה היום כבר מתוך הרגל, זו דרך החיים שלי. שמח בפוסט הבא לשתף חלק מהם בתקווה שיוכלו לעזור לכם כמו שעזרו לי (חשוב להיות עם ראש פתוח כי חלק מהם זה שינוי קיצוני בשיטת ההתנהלות).
הערה חשובה: לא כל הטיפים כאן מתאימים לכולם, לי הם עובדים טוב אבל זה מאד אינדיווידואלי.
1.שואף לתקשורת פרונטלית או התכתבות
או בקיצור – נמנע משיחות טלפון לא הכרחיות.
שיחת טלפון פחות יעילה לי כי: הטיימינג לא תמיד נוח לשני הצדדים, בהודעה הצד השני יכול לבחור להתייחס כשנוח, קשה לתמצת בלי ליצור חוסר נימוס, תלות באיכות הקו בצד השני (קליטה).
2. אם לא פרונטלי או התכתבות אז הקלטה
מעדיף להקליד מאשר להקליט כי אי אפשר לחפש הקלטות לפי הקלדת ביטויים, אבל אם קצר בזמן אז מעדיף להקליט.
זה כמו שיחת טלפון רק בלי החסרון של שיחת טלפון – שיא הפרודוקטיביות. האמצעי הכי יעיל להעברת מסר ספציפי כי אפשר להגיד הכל רציף בלי שקוטעים אותך וזה שומר על אינטונציה שלא קיימת בהודעה.
*חשוב לא יותר ארוך מדקה כדי שהנמען לא ישכח את כל הנקודות שהיו במהלך ההקלטה כדי להתייחס בסוף (חוסר התייחסות לכל הנקודות יגרור פנייה נוספת = בזבוז זמן).
3.ביטול התראות (Notifications) בנייד
הכוונה להתראות על הודעות חדשות שאני מקבל במייל, בוואצאפ ובמסנג׳ר. ואז כמה פעמים ביום אני נכנס לכל פלטפורמה ומגיב על כל מה שהצטבר שם.
למה זה חשוב?
אין לנו שליטה (או ידיעה) מתי מישהו מחליט לשלוח לנו הודעה/מייל, לכן נוצר מצב שאנחנו אף פעם לא מצפים לזה. ההתראה שמתקבלת מסיחה ומוציאה מפוקוס ואז לוקח זמן לחזור למה שעשינו לפני זה (הסחת דעת יכולה גם להישמר בתת מודע גם אם חזרנו לעצמנו מהר).
אומנם זו הסחה קצרה אבל תכפילו בכמות ההתראות שיש ביום וזה מצטבר לחסכון עצום של עומס נפשי.
במילים אחרות – התראות מאפשרות לאנשים אחרים לשלוט על הזמן שלי במקום שהוא יהיה בשליטתי. הכלי היחיד שלא ביטלתי בו התראות זה סמס לדברים דחופים (מי שמכיר אותי יודע ששם אני יותר זמין).
4.נמנע משיחות *רציפות וארוכות* בהתכתבות
דמיינו רגע את המצב הבא – מישהו שלח לכם הודעה, אם תענו להודעה, סביר להניח שגם הצד השני יענה לתגובה שלכם, מה שיוביל לתגובה נוספת מצידכם. עכשיו תכפילו ב-5 שיחות שקורות במקביל עם אנשים שונים וזהו, תשכחו מריכוז לחצי שעה הקרובה. כשסיימתם לענות לאדם החמישי, קיבלתם תגובה מהאדם הראשון וככה נכנסתם ללופ ששואב ים זמן.
כמובן אני לא מדבר על מקרים דחופים. במקרים דחופים ממליץ לעבור לטלפון. אגב, אם אני במוד של ״בא לי שיחה רציפה וארוכה״ אז זה לגיטימי. אני מדבר רק על מקרים שבהם זה לא בא לכם בטוב באותו רגע.
5.תמיד משלב סימן שאלה אם אני מצפה לקבל תגובה
כמה פעמים שלחתם מייל או הודעה ולא קיבלתם מענה? לא תמיד אם לנו מובן שאנחנו מצפים לתגובה, גם הצד השני מבין את זה.
סימן שאלה זה כמו להגיד ״תענה לי״.
במקום לכתוב ״אשמח לקבל את המפרט״ אפשר לכתוב את אותו הדבר בדיוק אבל מחייב – ״תוכל לשלוח לי את המפרט?״. כלל פסיכולוגי – כשבנאדם רואה סימן שאלה הוא מחויב יותר לענות.
6.לא מגיב לתגובת סיום של מישהו
נניח שאלתי מישהו שאלה וקיבלתי בתגובה את התשובה. זהו, פה נגמרה האינטראקציה. במקום לענות ״אחלה״ או “סבבה” או “תודה” אני משלב נימוס במייל הבקשה המקורי ״בבקשה תשלח לי…״ ומונע מצב של אי נעימות.
זה אומנם לא נשמע כמו חסכון גדול, כולה להגיד מילה אחת. אבל תכפילו במאות מיילים והודעות – גם חסכון בזמן וגם מינוס עוד משהו לזכור לעשות (והצד השני לא יפגע כי פיציתם בהודעת הפנייה הראשונה). תאמינו לי שאף אחד לא יושב בצד השני מאוכזב וחושב לעצמו “למה הוא לא ענה לי שהוא קיבל את זה”.
7.פותח הודעה רק אם יש לי זמן לענות עליה באותו רגע
בהתחלה זה היה מאד מפתה, רק ״להציץ״ מה כתבו לי. הבעיה היא שאם אין לי זמן לענות, למה אני צריך להחזיק את זה בראש? גם אם אפשר להחזיר אותה למצב ״לא נקרא״ תחשבו כמה עומס זה מייצר סתם לזכור או לחשוב כל מני דברים שהם פשוט לא הכרחיים. אגב, גם אני לא נפגע אם לוקח זמן עד שעונים לי על הודעה או מייל כי אני מניח שהצד השני יעשה את זה כשנוח לו (שוב פעם, הזמן של הצד השני שייך לו ולא לי!).
8.עונה למספר שאני *לא מכיר* רק אם יש לי זמן פנוי לשיחה באותו רגע
על אותו עקרון כמו בסעיף הקודם – הרוב עונים מתוך סקרנות, גם אם זה זמן לא נוח, רק כדי לדעת מי זה ומה רוצים ממני. זה בסדר שלא עניתם, כל עוד תדאגו לחזור כשתתפנו, אף אחד לא יישב בצד השני ויתבאס “למה הוא לא עונה”. הזמן הוא שלכם – תשלטו עליו.
8.בשיחה שנשארה פתוחה דואג שהכדור יהיה בידיים של הצד השני
אחרת נוצר מצב של אי וודאות כי כל צד מניח שהצד השני צריך לפנות וזה יכול ליפול בין הכסאות. רק הסעיף הזה לבד מפנה המוןןןןן עומס נפשי, פשוט לא צריך לזכור כלום – הסביבה מפעילה אותי.
באופן כללי שואף לזכור כמה שפחות דברים בעל פה. אפילו כשמדובר בימי הולדת חשובים\פגישות – התראה בקלנדר. ככל שזוכרים פחות בעל פה = יותר שלווה למיינד.
9. צורך חדשות באינטרנט ובעיתון, לא באתרי חדשות
אם מישהו שלח לי לינק לידיעה ספציפית אני אקרא במידה וזה מעניין אותי, אבל אני מדבר על מצב שבו אני הולך לאתר חדשות רק כדי להתעניין מה קורה.
כל הזמן קורה משהו. גם עכשיו קורה משהו שאנחנו לא יודעים עליו, אי אפשר לחיות כל היום בפיד ובאתרי החדשות מהפחד שלא נהיה מעודכנים. כנראה שאם זה משהו חשוב יהיו על זה שיחות מסדרון בעבודה או אפילו אייטם בטלויזיה. ואם זה לא חשוב, אין סיבה להעמיס על המוח סתם מידע חסר חשיבות.
אגב בקטע הזה למרות שאני מגיע מתעשיית הדיגיטל אני דווקא אעדיף עיתון או טלוויזיה. הסכנה באינטרנט זה שיש הסחות דעת שמושכות אותנו להמשיך בצריכת המידע – לינקים, באנרים, כתבות נוספות…קריאה של אייטם אחד יכולה להסתיים בשעתיים של שוטטות באינטרנט שלא תרמה לי כלום.
בטלויזיה או בעיתון לעומת זאת what you see is what you get, אי אפשר ללחוץ על כלום וללכת לאיבוד.
10. ניגש לעניין כבר בהודעה הראשונה
נכון שזה לא מנומס לגשת ישר ולעניין בהודעה הראשונה בלי שיחת חולין מקדימה. מצד שני זה עוד יותר לא מנומס ליצור שיחת חולין רק כדי לסמן וי.
תחשבו על זה – האם התבאסתם אי פעם שמישהו לא שאל לשלומכם, חיכה לתשובה ורק אחרי זה עבר לנושא שרצה לדבר עליו?
אם כך למה לא לשאול לשלומו של הצד השני באותה הפנייה? אין שום בעית נימוס או חוסר הערכה אם תשלבו בין השניים. ההבדל? מונע המתנה כפולה לתגובה ומגדיל את הסיכויים לקבל תגובה (וחוסך את המחשבות במידה ואין תגובה).
11. מקבל החלטה כלשהי בכל צומת דרכים
גם דחייה מוצהרת היא החלטה. להגיד שאני בתקופה עמוסה ואשמח לדבר עוד חודש זה מצב שהוא עדיף מאשר חוסר תגובה (מה שישאיר את זה בראש).
במקרה כזה גם עדיף להוסיף סימן שאלה (סעיף 5, כדי להבטיח שהצד השני ראה את זה) + להעביר את הכדור לצד השני (סעיף 8) – ״מתנצל שאני לא פנוי לזה כרגע, אנחנו בהכנות מטורפות לכנס. תוכל בבקשה לדבר איתי עוד חודש?״, בום – מעיף מהראש. לא יצור קשר? זה כנראה לא מספיק חשוב או לא נועד לקרות.
ככל שאנחנו נמנעים מיותר ויותר החלטות, כך נערמות יותר ויותר מחשבות ודאגות. עדיף להחליט משהו, גם אם זו דחייה של ההחלטה.
12.מוודא שיש לי ״זמנים מתים״ במהלך היום
האמת שזה ישמע כמו טיפ הפוך מכל מה שכתבתי כאן עד עכשיו.
הרי זה טפשי לא לעשות שיחת טלפון דווקא בזמן מת כמו נסיעה ברכב, או קניות בסופר – הכי יעיל זה למנוע זמנים ״מתים״ לא?
אז זהו שזה דווקא משפיע ביחס הפוך על הפרודוקטיביות, לפחות אצלי.
גיליתי שכשאני במצב של 100% יעילות (כלומר אין זמנים מתים), הפרודוקטיביות שלי בביצוע משימות בודדות נמוכה יותר.
כאילו שהזמנים המתים סוג של ״מטעינים לי את המוח״ וגורמים לי להיות פי אלף חד ומהיר יותר – מה שמביא לי יותר הספק מאשר מצב בו הייתי מנצל כל רגע.
יש לי בערך 5-10 רגעים מתים במהלך היום ואני דואג לא לעשות בהם כלום כדי שכשאני כן עושה משהו ייקח לי פחות זמן.
13. לא שואף לגמור דברים מורכבים/ארוכים כמה שיותר מהר
גם כאן זה מנוגד להגיון – יש לנו מעין אינסטינקט כזה לרצות להיפתר ממשימות ולעבור הלאה. אבל כשמדובר בדברים מורכבים או ארוכים טעויות יכולות לעלות לנו פי 2 זמן ולכן דווקא שם אני מעדיף להיות יסודי כדי לעשות את זה פעם אחת.
את הפוסט הזה למשל התחלתי לכתוב לפני חודש, כל פעם מוסיף קצת. מה הייתי מרוויח אם הוא היה מתפרסם לפני חודש פרט לזה שהייתי ״נפטר״ מהמשימה? הרי אין רגע בחיים שבו נגמרות המשימות שלנו, אז למה חייבים למהר?
14.עונה מראש בהתכתבות על שאלות שאני מצפה שישאלו
אני מעדיף להשקיע יותר זמן על ניסוח מייל או הודעה ולהוסיף אקסטרה מידע במקום שאחרי זה הצד השני ישאל שאלות כי לא הובן משהו (המענה לוקח יותר זמן מהניסוח הארוך בהתחלה, מנסיון).
15.מעמיס פעולות במקביל בזמן משימה אחרת
אולי זה יראה מובן מאליו לחלק מהאנשים, אבל כשאני יודע מראש שאני הולך להשקיע X זמן במשימה כלשהי, תמיד אשתדל לשאוף להעמיס אצל אחרים פעולות שיקרו במקביל כדי שלא יווצר “זמן מבוזבז״ בגלל שאני לא זמין\עושה משהו.
לדוגמא: אם אני יודע שאני נכנס עכשיו לעשות קניות בסופר וזה ייקח לי שעה ואני גם יודע שחבר אמור לשלוח לי משהו דחוף, רגע לפני הקניות אבקש ממנו לשלוח כי אז אחרי שאסיים את הקניות זה כבר יהיה אצלי ולא אצטרך “לבזבז” זמן המתנה. כלומר זמן ההמתנה הופך להיות זמן העבודה שלי וככה הוא נבלע.
המכנה המשותף לרוב הדברים שכתבתי כאן זה צמצום העומס על המוח שלנו. ככל שבכל רגע נתון המוח חופשי יותר, כך המיינדסט שלנו צלול ומאוזן יותר – מה שהופך אותנו לפרודוקטיביים יותר. איך אתם שומרים על פרודוקטיביות?
